Perché facilitare un management meeting strategico?

Strumenti per la facilitazione di un meeting

Facilitazione? La faccio da oltre 20 anni… però i tempi si sono evoluti e solo oggi si comincia a non stranirsi di fronte a questa parola. Tant’è che la scorsa estate un mio ex collega (ex capo per la verità) mi ha chiamato per chiedermi se conoscevo un facilitatore. Le donne si tirano sempre indietro, credendo di non essere all’altezza, ma chiamando un paio di persone per verificarne la disponibilità, il feed-back è stato “perché non lo fai tu?”

Uno strumento vecchio di oltre 20 anni che vive un momento di riscoperta

In effetti è da oltre 20 anni, quasi 25, che conosco questa modalità di gestione delle riunioni, dei meeting a vari livelli e con scopi diversi. Probabilmente lavorando in consulenza in ambito internazionale, in particolare anglosassone, e su temi di organizzazione e sistemi informativi, il fatto di mettere intorno al tavolo persone con obiettivi diversi in cui creare il consenso o ingaggiare le persone e farle tirar fuori idee per mettere a punto un’idea esiste da quando lavoro.

Ho imparato la facilitazione sia attraverso dei corsi (soprattutto in Inghilterra) sia in pratica (anche qui incominciando dall’estero) come facilitare degli incontri con persone non completamente allineate, ad esempio appartenenti a funzioni diverse con obiettivi aziendali sì, ma in parte contrastanti o comunque con livelli di priorità differenti. In concreto? L’IT e il marketing per fare un esempio che sarà comune a molti.

Qualche definizione non guasta per avere un linguaggio comune

Un facilitatore è qualcuno che si impegna nell'attività di facilitazione. Aiuta un gruppo di persone a comprendere i loro obiettivi comuni e li aiuta a pianificare come raggiungerli; facendo così, il facilitatore rimane "neutro", il che significa che non svolge una particolare posizione nella discussione. Alcuni strumenti di facilitazione cercheranno di aiutare il gruppo a raggiungere un consenso su eventuali disagi che preesistono o emergono nella riunione in modo che abbia una solida base per l'azione futura.

Vi sono diverse definizioni per facilitatore:

Un individuo che consente ai gruppi e alle organizzazioni di lavorare in modo più efficace, di collaborare e di ottenere sinergie. È una 'parte neutrale dei contenuti' che, senza prendere parte o esprimere o sostenere un punto di vista durante la riunione, può sostenere per il giusto, e procedure aperte e comprensive per realizzare il lavoro del gruppo

– Doyle

Colui che contribuisce alla struttura e al processo delle interazioni in modo che i gruppi siano in grado di funzionare in modo efficace e di prendere decisioni di alto livello. Un aiutante il cui obiettivo è quello di sostenere gli altri in quanto perseguono i loro obiettivi

– Bens

Il lavoro del facilitatore è quello di aiutare tutti a fare il loro pensiero e la loro pratica migliore. Per fare questo, il facilitatore incoraggia la piena partecipazione, promuove la comprensione reciproca e coltiva la responsabilità condivisa. Per supportare ognuno per avere il loro miglior pensiero, un facilitatore consente ai membri del gruppo di cercare soluzioni inclusive e di costruire contratti sostenibili.

– Kaner

Un Facilitatore è un leader neutrale che forma un gruppo di persone in un team di collaborazione, che supporta il consenso e utilizza una serie di processi per consentire al gruppo di svolgere il proprio compito. Il Facilitatore è responsabile del contesto.

– Rush

Un leader di riunioni o workshop che crea un ambiente in cui ogni partecipante ha l'opportunità di collaborare, innovare ed eccellere.

– Metz

Un esempio di applicazione: il Management Meeting strategico del Board

Ecco l’esperienza che voglio condividere: si tratta di una società di consulenza presente sul mercato da decenni e leader in un ambito di mercato specifico, il farmaceutico.

L’azienda, come tutte del resto, ha attraversato e sta attraversando dei momenti di discontinuità per cui un meeting tra i soci può essere dirimente non solo in termini di programmi da definire, ma innanzitutto per ristabilire il “sentire” comune, il consenso su dove si deve andare, oltre che sul come.

Corretto quindi da parte dell’azionista di maggioranza pensare a un facilitatore esterno che supportasse i soci nel loro lavoro organizzato fuori dagli uffici in una piacevole località lacustre. Un paio di giornate chiusi in un centro congressi che però rendeva piacevole i momenti dedicate al relax e al pranzo/cena…

L’organizzazione del facilitatore è stata impegnativa e in particolare a fianco dell’azionista di maggioranza sia per capire il contesto strategico organizzativo sia per l’organizzazione dell’agenda, dei messaggi, di alcune tecniche.

Ecco quindi che, se alcuni messaggi di obiettivo sono stati rinforzati dall’azionista di maggioranza, così come i numeri e i passaggi organizzativi più recenti (una vendita abortita), il ruolo del facilitatore è stato quello di fare in modo che i soci di minoranza presenti dessero il loro contributo fattivo e responsabile.

Alcuni spunti pratici

Alcuni elementi da tenere presente per organizzare una facilitazione che sembra “naturale”, ma è frutto di esperienza e preparazione:

• La scelta di una località fuori dall’ufficio a telefoni, smartphone, PC spenti: il mondo quotidiano deve rimanere fuori, il cuore e la mente devono essere presenti all’incontro in pienezza

• La sponsorship dell’azionista di riferimento

• Un’agenda pensata e condivisa che comprenda sia momenti di riflessione /ispirazione, sia momenti concreti di pianificazione di azioni e di assegnazione di responsabilità per queste azioni. Si lavora insieme ma ciascuno deve prendersi in primis almeno una o due responsabilità specifiche di cui essere il leader.

• Fermezza ed educazione, un blend non facile da trovare tra gli Italiani che o sono troppo “soft” o diventano dei cerberi alterando il clima di lavoro.

• Alcuni momenti di riflessione possono essere vincenti specie se non troppo “fuffologici”, ma radicati nelle buone pratiche di gestione aziendale.

• Un obiettivo (o più) chiaro e condiviso. In questo caso si voleva che i soci riprendessero entusiasmo e responsabilità sulle sorti dell’azienda e di lì a un mese portassero in una riunione generale aziendale la loro voce in sintonia tra loro e l’azionista di maggioranza.

Come è andata a finire?

Il meeting è andato bene con soddisfazione e partecipazione attiva di tutti gli interessati.

Però … non lo so. Dico così perché un solo intervento di tipo organizzativo sulle persone non basta per quanto progettato e svolto al meglio. Le persone hanno bisogno, anche se adulte, con esperienza e in parte anche comproprietarie di un’azienda di un affiancamento per mettere in pratica alcuni concetti che durante una facilitazione restano naturalmente teorici.

Andrebbe quindi affiancato un percorso di coaching. Magari diverso per ciascuno oltre che individuale che vada a lavorare su alcuni comportamenti che si riconoscono da rinforzare.