Come sostituire la revisione annuale delle performance?

Dopo la serie di articoli dedicati all’onboarding, affronto un argomento che riguarda la modalità con cui condurre non solo la valutazione delle performance, ma anche lo sviluppo di carriera e quindi la crescita delle competenze dei collaboratori, anche di quelli che operano con noi da tempo.

Secondo il Cambridge Dictionary i “catch-up” sono riunioni (di lavoro) dove le persone si incontrano per discutere ciò che è accaduto dall’ultima volta che si sono incontrati “I'm seeing my boss for a catch-up next week – la prossima settimana vedrò il mio capo per un aggiornamento”.

Negli ultimi tempi il “catch-up” ha preso quota sostituendo gradualmente le strutturate ma sempre più desuete riunioni per la revisione annuale delle prestazioni. Ho quindi pensato di proporvi questa settimana la traduzione in italiano di un articolo comparso recentemente su investorsinpeople.com che affronta il tema di come organizzare un “catch-up” con i collaboratori attraverso consigli pratici.

Buoni spunti per una lettura veloce che speriamo possa essere di aiuto a chi ha la responsabilità di uno o più team e/o delle risorse umane. Ritengo, però, che l’articolo possa rivestire interesse anche per i collaboratori, che troveranno modo di allinearsi più rapidamente ad una modalità di relazionarsi con il proprio responsabile in modo più agile e meno “trattenuto” rispetto ad una riunione annuale di tipo tradizionale.

I “catch up” o riunioni brevi di aggiornamento su base regolare sono una buona idea?

Ora che la revisione annuale delle prestazioni è passata di moda, abbiamo incontri regolari - riunioni informali per mantenere le valutazioni più aggiornate. I “catch-up” sono un'ottima idea, se sono fatti bene. Ma se sono fatti male, possono far perdere tempo e, peggio, influenzare negativamente le prestazioni ed il benessere delle persone.

Quindi qual è il modo corretto di condurre questi incontri?

Un catch-up è semplicemente un momento per incontrarsi concordato tra due persone. Ma com'è organizzato? Cosa succede durante un "catch up"? Occorre stabilire obiettivi per ciascuno? In realtà non ci sono risposte fisse a queste domande. Utile, vero? I catch-up condotti regolarmente sono semplicemente un modello di sostegno continuo one-to-one per aiutare gli individui ad alzare costantemente il loro livello di prestazioni. Ciò che sembrano effettivamente dipende da te e dalla persona con cui ti stai incontrando. Quindi, prima di inviare una richiesta di riunione quindicinale di 30 minuti, fermati e pensa. Quali sono le aspettative? 30 minuti sono troppi? O troppo pochi? L'hai messo in agenda in un momento opportuno o durante il periodo per loro più impegnativo della settimana?

Incontri regolari che possono contribuire al benessere…

… e questo significa che sono utili anche per gli affari. Dovresti essere flessibile per impostare le giuste aspettative. I catch-up dovrebbero avere durata variabile a seconda delle esigenze a breve termine, e a seconda dell'individuo e dei tempi. Per i progetti importanti, potrebbero rendersi necessari due incontri alla settimana, ma quando le cose vanno normalmente e sei molto occupato, potresti rimandarli ad una volta al mese.

Sii flessibile

La frequenza con cui ci si incontra non è l'unica cosa flessibile. Ad esempio, puoi sperimentare una riunione facendo quattro passi assieme, se non hai tempo per una riunione adeguata. Oppure prenderti 10 minuti organizzando una riunione in piedi nello spazio cucina dell'ufficio. Oppure ancora potreste pranzare insieme. È molto importante che questa flessibilità funzioni in entrambe le direzioni: entrambe le parti sono libere di suggerire di mescolare le cose (in altre parole, non far valere la gerarchia nella scelta della forma di riunione; se è imposta si parte sicuramente con il piede sbagliato). Senza dimenticare che alcune persone potrebbero resistere in linea di principio a colloqui regolari, perché questi faccia a faccia potrebbero essere troppi per loro perché troppo frequenti.

Non limitarti ad organizzare il “catch up” – offri dei feedback

I catch-up sono una buona opportunità per fornire feedback in un ambiente più informale e rilassato rispetto alla revisione annuale. Inizia lentamente, soprattutto se qualcuno offre resistenza. Dai un po’ di feedback in più ogni volta. E incoraggiali a fare lo stesso. Ci sentiamo a nostro agio nel dare un feedback se sono a loro agio nel riceverlo. E viceversa.

Non è necessario parlare sempre di lavoro

Non tutti i catch up devono concentrarsi sul quadrante dei parametri chiave (i KPI) o sulla crescita personale. Anche solo coltivare la vostra relazione può essere un obiettivo che vale la pena di perseguire. A volte un caffè ed una chiacchierata sono tutto ciò di cui avete / hanno bisogno. Costruire un terreno comune ed essere vulnerabili aiuta a promuovere la fiducia. La natura informale e spontanea di questi incontri può anche far emergere idee, azioni o intuizioni improvvise che non sarebbero emerse se avessi seguito un piano più rigido.

Scatta un’istantanea

Incontri regolari con il tuo team ti forniranno un quadro generale di ciò che sta realmente accadendo nella tua organizzazione. Non potresti mai ottenere un'immagine così ricca da un gruppo di valutazioni condotta una volta all'anno.

In previsione dell’incontro condividi notizie e informazioni in modo che entrambe le parti siano più informate e connesse all'organizzazione. Le cose dette di sfuggita possono finire per offrire intuizioni inestimabili che renderanno un progetto un successo.

E non dimenticare mai che le conversazioni riguardano tanto il tuo fare domande quanto il fornire supporto.

Richiedono tanto tempo

Vero, ma se ne spende altrettanto, di consueto, per il caffè con i colleghi. Quindi forse potresti combinare i due momenti. Vedi, non puoi sfuggire a questo fatto. Gli incontri regolari occupano il tuo programma, specialmente se hai una squadra numerosa. Se questo ti infastidisce, forse è perché non vedi il valore offerto da questi incontri di aggiornamento. Solo perché le conversazioni regolari tendono ad essere informali, non significa dover porre meno domande, ovvero accontentarsi di poche risposte.

Porteranno più problemi di quanti tu possa risolvere

Il lavoro di un manager è quello di sostenere e sfidare i collaboratori (come chiunque, ad essere onesti). Quindi affrontalo. Puoi aiutare le persone a risolvere i propri problemi e offrire consigli, ma il "catch-up" non ti dà improvvisamente più influenza, tempo o capacità di superare gli ostacoli. Questo è il motivo per cui il coaching può essere uno strumento utile per questi incontri regolari. L'attenzione rimane sull'individuo e sul proprio percorso.

Potrebbe sembrare che tu stia mostrando un trattamento preferenziale

Se il tuo catch-up si basa sulle esigenze dell'individuo, ne consegue che alcune persone riceveranno più supporto di altre. Ad uno sguardo superficiale questo può sembrare ingiusto. Non sentire il bisogno di spiegare a tutti perché offri ad alcune persone più tempo di altre. La chiave qui è continuare a ripetere il messaggio che puoi fornire più o meno supporto in base alle necessità. Questo dà al tuo team il segnale per essere proattivi: se vogliono più o meno tempo, devono chiederlo.

Il potere del benessere è difficile da quantificare.

I catch-up sono solo uno dei tanti modi per migliorare il benessere nella tua organizzazione, sia per i singoli che per l'organizzazione. Quindi, metti i tuoi soldi (il tuo tempo) dove si rende necessario e rendi il benessere dei collaboratori una priorità. Questo è un argomento molto convincente.