5 fasi per un processo di Onboarding efficace - Il periodo di prova (anche ai tempi dello smart working)
Dunque, avete stabilito un rapporto contrattuale (diciamo pure “assunto”) un nuovo collaboratore/collaboratrice. È possibile che abbiate condotto il processo di selezione in modalità quasi esclusivamente “remota” per motivi precauzionali. Ora, se avete seguito il nostro blog nei mesi recenti, avrete gestito correttamente la prima giornata di lavoro impressionando favorevolmente il vostro nuovo acquisto e, per lui (o lei), anche i giorni successivi saranno stati proficui e densi di impegni.
Certo, l'inserimento ai tempi del Corona Virus è diventato un esercizio più complicato, ma i processi concepiti e messi in atto nei mesi passati vi hanno dato una mano ovviando, in una certa misura, alla mancanza di contatti di persona.
Il vostro collaboratore è entrato a far parte del team e si sta integrando con la cultura della vostra organizzazione, sta apprendendo le procedure operative attraverso i corsi interattivi online erogati dalla vostra piattaforma digitale LMS (Learning Management System) ed è accompagnato in questo percorso dal pari livello che lo ha affiancato (il buddy). Sino a qui vi torna tutto? Se qualcosa non fosse chiaro vi consiglio di ritornare agli articoli precedenti di cui troverete in calce i collegamenti.
Comincia quindi una fase importante, il periodo di prova, in cui dovranno essere confermate le premesse create nelle fasi precedenti e che riguardano entrambe le parti: voi valuterete se il nuovo entrato è un “buon acquisto”, ma dovrete anche confermare le premesse (o le promesse) nei confronti del collaboratore, perché il rapporto possa consolidarsi.
Statisticamente è noto come la persona che avete portato faticosamente “a bordo” attraverserà una fase in cui potrebbe sentirsi insicuro, non pienamente accolto, riscontrare o avere la percezione di una non coincidenza con le premesse ed essere tentato da altre opportunità (in caso, lasciandovi un giorno per l’altro senza obbligo di preavviso, seppure una decisione del genere potrebbe mettere a rischio la credibilità personale sul mercato del lavoro).
Del resto, nonostante le difficoltà e l’ampia disponibilità di persone in cerca di impiego, sappiamo benissimo quanto sia difficoltosa la ricerca della persona giusta per un ruolo specifico, soprattutto quelli in cui non ci sono precedenti (mi riferisco, ad esempio, a nuovi ruoli in ambito digital per i quali potrebbero mancare internamente le competenze). Per questi ruoli, sappiamo anche a priori che l’offerta è limitata e che la possibilità di perdere in poco tempo il candidato prescelto è un’ipotesi concreta per un giovane in carriera attratto dalla possibilità di avanzare più rapidamente e magari anche da una ulteriore crescita della propria retribuzione (avremo modo di tornare in argomento in futuro, per capire come cogliere i segnali e prendere delle contromisure).
Mi è capitato di assistere a casi del genere e comprendo la frustrazione che si prova quando si verificano situazioni che obbligano a ricominciare daccapo la ricerca, col risultato di spingervi, a volte, verso altre soluzioni quali canditure interne, cancellazione o rinvio di progetti, esternalizzazione di iniziative.
Abbiamo quindi compreso come il periodo di prova sia una fase delicata, a maggior ragione in assenza di un legame fisico con le altre persone del team. Occorrerà quindi mettere in pratica alcuni dei nostri riscontri e consigli, che trovate di seguito e nella checklist .pdf allegata.
Stabilite una routine
Il primo consiglio è quello di agevolare i feedback tra il nuovo collaboratore e il suo team leader durante il periodo di prova. Se sei responsabile della gestione delle risorse umane o sei a capo del dipartimento coinvolto, stabilisci riunioni regolari tra il team leader e il nuovo titolare: confermali nei calendari di tutti per assicurarti che avvengano regolarmente. Lo so, è un lavoro defatigante, ma è un modo per tenere legate le persone che lavorano ad uno stesso progetto senza incontrarsi alla macchina del caffè o in mensa, almeno sino a quando non si potrà riportare le persone in ufficio, magari a rotazione e/o per gli incontri programmati.
Queste riunioni possono includere incontri individuali al ritmo di due al mese, chat sul canale social dell’azienda (come Speakap*, ad esempio) o anche dei questionari veloci per un polso della situazione (una tantum a metà del periodo di prova, per esempio). I punti di contatto regolari possono rivelare eventuali segnali di allarme e identificano quanti, tra i nuovi collaboratori, potrebbero avere bisogno di ulteriore supporto.
Premiate l’apprendimento
I dipendenti hanno spesso un innato desiderio di apprendere, sentirsi ispirati e ricevere opportunità. A dirlo non sono solo studi accademici o ricerche da parte di società qualificate, ma anche l’esperienza (la formazione professionale è stata presente in tutte le esperienze che ho condotto, con corsi in aula, libri dedicati, tutoring e coaching).
È dimostrato che ben il 40% dei dipendenti che ricevono una scarsa formazione professionale decide di lasciare il lavoro entro il primo anno. Incoraggiare l'apprendimento con percorsi specifici (“ad personam”) guidati dalla vostra Academy e premiare l'apprendimento indipendente (nel proprio tempo) vi consentirà quindi di ridurre sensibilmente il rischio che i dipendenti si sentano insoddisfatti.
*commercializzato da GoodGoing! nell’ambito della partnership con Leaplines.
